引用：
データが無くなる、という現象自体は確認できていないのですが、従来 (1.5以前) 定員に達したらフォームの表示を抑止する動作になっていたため、複数の人が同時にフォームに記入すると、途中で定員に達した場合に問題が起きることになりました。

もしかしたら原因が分かったかもしれません。

予約確定のメールが届いたときに、間違ってキャンセルのURLをクリックして、そのままキャンセル処理をしてしまったら、予約確認メールは届いているのにサーバーに記録がない、ってことになりますよね。

キャンセル確認メールを送るとか、サーバーからデータを消さずに、キャンセル処理が行われたフラグだけをたてる（管理者はデータを見られる）ようにすれば、問題がなくなるかもしれません。

あくまで推測ですが....