恐れ入ります。まさに下記にご指摘の通りでした。

引用：
2通届く、というのは、申込者宛と管理者宛にそれぞれ届いたものではありませんか？テストなどで掲載者と同じアドレスで申し込むと 2通来ることになります。

文字化けについてもXOOPS本体によるものと理解しました。

貴重なお時間を費やして頂く事になり大変恐縮しております。
アドバイスありがとうございました。